月末结账前如何对账会计账簿与支付平台结算…

在月末结账时，把会计账簿（QuickBooks/Xero/Zoho Books/NetSuite/MYOB）与 PayPal、Square、Stripe、Shopify 的结算数据对账，标记待处理项、可疑重复和缺失收据，并输出 P&L 叙述与结账包。

适用场景

解决思路

1. 先与用户确认要结账的目标月份，未指定则默认上一个自然月，并在拉取任何数据前确认。
2. 拉取账簿的 P&L 报表（收入、COGS、毛利率、运营费用、净收入）和明细账（register），按各账簿参考文件定义的范围获取：QuickBooks 取交易列表（所有收入与费用行）；Xero 取账单、发票和银行交易队列并在结账包中说明该范围；Zoho Books 取发票、费用和采购订单，P&L 本身用导出文件（连接器无报表端点）。
3. 立即用账簿自带的“需关注”信号标记问题：QuickBooks 标记未分类行（Uncategorized、空白、Ask My Accountant）及其 Needs Review 标志；Xero 标记月末仍未对账的银行行；Zoho Books 标记每个银行账户的 uncategorized_transactions 计数。向用户展示数量并列出清单，让其在账簿中处理；除非用户明确说“暂时跳过”，否则不要带着未处理项继续。
4. 拉取同一自然月已连接的支付平台（PayPal、Square、Stripe、Shopify）的结算报表。
5. 先检查银行流水：当支付平台通过银行流水打款时，该笔打款已是账簿中的一行，问题在于是否已匹配。找出提及支付平台的未对账银行行，按支付平台分组列为待办项，然后再做 CSV 匹配。适用于任何带对账状态的银行流水的账簿（Xero 常见，QuickBooks 在连接器暴露银行流水行时也适用）；MYOB 无银行侧，Zoho Books 只暴露余额无银行交易列表，这两种情况直接进入 CSV 匹配。
6. 按净额对净额比较：账簿记录的是净银行存款，支付平台报表显示的是毛销售额，直接匹配会让每一行都出现等于手续费的差异。使用支付平台的净打款额（毛额减手续费）。
7. 把每笔结算打款与账簿的银行存款行匹配：金额和日期在 2 天内一致 → 标记为已对账；差异 < 0.50 → 记录但不标记；差异 ≥ 0.50 → 标记并给出差额；有结算但无账簿存款 → 标记为“账簿中缺失”；有账簿存款但无结算 → 标记为“支付平台数据中无此存款”。
8. 扫描明细账查找疑似重复的收费或存款。当以下三项全部匹配时标记为疑似重复：金额相同（误差 0.01 以内）、供应商或客户名称相同、入账日期相差在 5 个自然日内。
9. 按账簿实际持有的内容扫描：QuickBooks 扫描交易列表，先按 transaction id 分组拆分行；Xero 中同一账单重复录入会产生两张未付单据而无银行行，因此扫描账单和发票（同一联系人、同一总额、5 天内、均为未付或其中一张在窗口内已付）而非银行行；Zoho Books 同理，扫描发票和费用等单据。
10. 把标记的配对呈现给用户，由其判断是合法（如每周循环订阅）还是真正需要作废的重复。说明扫描范围（“5 天内的重复”），对用户怀疑的供应商放宽窗口，而不是直接判定干净。
11. 检查收据：先查账簿，交易上的附件即视为已有收据（QuickBooks 的 AttachmentCount；Xero 的 has_attachments，仅在 include_line_items=true 时返回；Zoho Books 发票和费用上的 has_attachment）。若 Desktop 连接器可用，再扫描收据文件夹（询问路径，默认 ~/Documents/Receipts）中目标月份的文件。
12. 对每笔金额超过 25 且无附加文档的费用交易：查找匹配的收据文件（金额 ± 0.50、日期在 3 天内）；匹配到 → 记为“已有收据”；未匹配 → 标记为“缺失收据”。列出缺失收据，用户可提供文件或标记为“无需收据”（如无收据的循环自动扣款）。若 Desktop 连接器不可用，请用户逐项确认收据状态，不要静默跳过。
13. 仅当连接了薪资连接器（Gusto 或 QuickBooks Payroll，二者为对等，取已连接者）时执行薪资交叉核对，否则跳过并说明结账包不含薪资列。
14. Gusto：用 list_payrolls 加 include=totals，保留 check_date 落在目标月份的薪资单，从每个 totals 取 gross_pay、employer_taxes、employee_taxes、net_pay；再用 list_contractor_payments 取同一日期范围并设 group_by_date=true，取 total.wages 和 total.reimbursements。承包商总额仅覆盖美国承包商，需在结账包脚注中说明。
15. QuickBooks Payroll：用 qbo_payroll_get_company_last_payroll_run 取最近一次运行；当月更早的运行来自薪资汇总导出（首次结账前先确认）。
16. 与账簿交叉核对：净薪资加雇主税加承包商工资应等于当月薪资费用行。差异超过 0.50 即为对账项，通常是某次运行记到了错误月份，或薪资日记账尚未过账。
17. 只保留总额，绝不涉及个人：结账包只含当月总额和运行次数，任何员工姓名、费率或单人金额都不得离开连接器——那属于薪资数据，应放在 payroll-prep 中。
18. 在继续前展示汇总并请求业主签字确认：需关注项（未分类或未对账）X of X 已解决；结算差异 X 标记、X 已解决；疑似重复 X 标记、X 已清除；缺失收据 X 未解决；薪资交叉核对 匹配 / X 差异 / 无薪资连接器。询问“是否准备撰写 P&L 摘要并导出结账包？”，未获明确确认不得进入第 7–8 步。
19. 撰写 150–250 词的通俗英文 P&L 叙述，结构为：标题句（如“March came in at AUD 12,400 net, up 6% from February”，用货币代码而非裸符号）；收入（驱动因素，数据集中时点名产品、服务或客户）；毛利率（持平、上升还是压缩及主因）；关键费用（环比变动超过 10% 或超出正常范围的行，每行一句）；底线（净收入对比上月，询问是否有目标可比）；观察清单（下月需关注的 1–3 项）。避免术语，非通俗词需定义（如“MoM”= 月环比）。
20. 导出两个文件：close-packet-[YYYY-MM].xlsx（三个工作表，连接薪资连接器时四个：P&L 格式化的账簿 P&L 数据；Reconciliation 已匹配与已标记交易并排；Action Items 所有未解决标记；Payroll 第 5a 步总额与账簿薪资费用并列及差额）和 close-packet-[YYYY-MM]-summary.pdf（一页：顶部月份和公司名、关键数字（收入、毛利率%、净收入）、第 7 步的 P&L 叙述、未解决待办项数量）。保存到桌面或用户指定路径并确认位置。
21. 按业主存储的输出偏好交付结账页面，绝不默认 markdown 文件。检查 ## Business context 块的 Output preference：视觉制品（默认）——以内部风格渲染 HTML 页面，作为聊天摘要和文件的补充而非替代，收入、毛利率%、净收入为统计卡片并附环比变化，对账结果为表格且金额用 tabular-nums，每个标记带状态胶囊（已对账为 good，缺失收据和未分类为 warn，未解决结算缺口和重复为 critical），P&L 叙述和未决项清单各占一个面板；docx/md/notion/canva 偏好——以该形式交付相同内容（DOCX 或 markdown 文件、通过连接器创建 Notion 页面（指定目标，绝不覆盖）、通过 Canva 连接器创建 Canva Doc（每次运行新建设计并以日期命名，表格转为列表）），若 Notion 或 Canva 未连接则回退到视觉制品并说明原因，结账包 xlsx 和 PDF 保持原格式；Best for skill——使用视觉制品，因为结账在送给会计前是在屏幕上审阅的。
22. 结账后用一行说明已结什么、仍开放什么，然后提供最相关的一个下一步加至多两个邻近选项：“Cash forecast”基于刚结账的数字运行 cash-flow-snapshot；“Build me a report”运行 report-builder 发布和分发结账包；“Taxes”在临近季度或年末时运行 /tax-prep（仅当业务上下文 Country 为 US 时提供，因为该链的税务计算是美国联邦税）。最多三个提议，本会话中业主已拒绝的提议不得重复。
23. 遵守审批门：绝不对已申报的月份运行对账，拉数据前确认账簿仍开放；绝不直接作废或修改账簿交易，只呈现标记，由业主在账簿中修改；始终在第 6 步暂停后再产出输出，未解决标记必须被确认或明确跳过；结账包中除日记账总额外绝不复制个人薪资、SSN 或银行账号。
24. 按优雅降级表处理缺失连接器：QuickBooks 缺失时索要两份独立导出（P&L 报表和 Transaction Detail by Account 报表，一个文件不会同时包含两者）；Xero 缺失时索要两份导出（Profit and Loss 报表和选中所有账户的 Account Transactions 报表）外加银行对账界面的未对账行数（任何导出都不含此数）；NetSuite 或 MYOB 缺失时索要 P&L 和当月交易明细两份导出，MYOB 无银行余额，银行侧来自对账单；Zoho Books 即使已连接也索要 Profit and Loss 导出（无报表端点）和银行对账单（无银行交易流），明细账和未分类计数来自连接器，未连接时再加 Account Transactions 导出；支付平台缺失时索要其网站的结算 CSV，必须含手续费列而非仅毛额，否则第 3 步的净额对净额匹配无法进行；支付平台已连接但该期间返回零打款时视为数据缺口而非干净的零，说明连接器该月无返回、索要同样的结算 CSV（含手续费列）并在报告中指出该缺口，而不是对空集对账；薪资连接器缺失时跳过第 5a 步，结账包无 Payroll 工作表且摘要注明“无薪资连接器”，账簿薪资费用行仍出现在未核对的 P&L 中；Desktop（收据）缺失时请用户逐项确认每个标记费用的收据状态。
25. 引用 QuickBooks 汇总对象的任何总额前先读 ../../shared/quickbooks-report-traps.md：AP 账龄汇总会把供应商信用净入其分桶并可能显示负的逾期数字，P&L 汇总可能把有真实行的费用报为零。应逐行加总或使用明细调用。
26. 若业主希望本流程使用未连接或未列出的工具，提供 build-connector——它先检查连接器目录，否则通过 Zapier 连接，绝不手工对接原始 API；连接建立后该工具像其他可选连接器一样加入本技能，并受相同审批门约束。

适用边界 · 注意事项

• 仅当业主只想要对账、不刷新预测也不分发结账包时直接使用本技能；请求“结账”或“结账账簿”应走 /close-month 命令，该命令会先运行本技能再刷新预测并分发结账包。
• 绝不对已申报的月份运行对账。
• 绝不直接作废或修改账簿交易，只呈现标记由业主在账簿中修改。