使用 Apple Mail MCP 管理收件箱…

当用户需要管理 Apple Mail 收件箱、分类邮件、批量清理、搜索邮件或优化邮件工作流时适用。

适用场景

解决思路

1. 始终先调用 get_inbox_overview() 了解当前状态。
2. 尽可能使用批量操作，例如带过滤条件的 update_email_status。
3. 遵守安全限制（max_moves、max_deletes），防止意外数据丢失。
4. 执行操作前检查工具描述中的用户偏好。
5. 对破坏性操作（删除、清空废纸篓）执行前先确认。
6. 日常分诊：调用 get_inbox_overview() 查看未读数量、最近邮件和建议操作。
7. 日常分诊：用 search_emails() 搜索关键词如 "urgent"、"action required"、"deadline" 来识别优先事项。
8. 日常分诊：对需要立即回复的邮件调用 reply_to_email()。
9. 日常分诊：对需要仔细考虑的回复调用 manage_drafts(action="create") 创建草稿。
10. 日常分诊：将项目邮件移动到 move_email(to_mailbox="Projects/[ProjectName]")。
11. 日常分诊：将已处理邮件归档到 move_email(to_mailbox="Archive")。
12. 日常分诊：按发件人/主题归档时使用嵌套邮箱路径，如 "Clients/ClientName"。
13. 日常分诊：对批量操作调用 update_email_status(action="mark_read") 标记为已读。
14. 日常分诊：对需要后续关注的邮件调用 update_email_status(action="flag") 加旗标。
15. 日常分诊：按发件人或主题分批处理邮件。
16. 日常分诊：使用 2 分钟规则：如果回复耗时少于 2 分钟，立即完成。
17. 日常分诊：不要整理那些以后可以通过搜索找到的邮件。
18. 每周整理：调用 list_mailboxes(include_counts=True) 审查邮箱结构。
19. 每周整理：找出邮件数量高的邮箱以识别杂乱文件夹。
20. 每周整理：调用 get_statistics(scope="account_overview") 分析主要发件人和邮件分布。
21. 每周整理：根据邮件模式创建/调整文件夹。
22. 每周整理：按发件人批量组织：先 search_emails(sender="[name]")，再 move_email()。
23. 每周整理：按日期范围批量组织：先 search_emails(date_from="YYYY-MM-DD")，再整理。
24. 每周整理：将超过 30 天的已读邮件移动到 Archive 文件夹。
25. 查找与操作：按主题查找：调用 get_email_with_content(subject_keyword="keyword")。
26. 查找与操作：按发件人查找：调用 search_emails(sender="name@example.com")。
27. 查找与操作：按日期范围查找：调用 search_emails(date_from="2025-01-01", date_to="2025-01-31")。
28. 查找与操作：查找带附件的邮件：调用 search_emails(has_attachments=True)。
29. 查找与操作：仅查找未读邮件：调用 search_emails(read_status="unread")。
30. 查找与操作：跨邮箱查找：使用 mailbox="All" 参数。
31. 查找与操作：查看会话上下文：调用 get_email_thread(subject_keyword="keyword")。
32. 查找与操作：下载附件：先 list_email_attachments()，再 save_email_attachment()。
33. 查找与操作：带上下文转发：调用 forward_email(message="FYI - see below")。
34. 实现收件箱清零：调用 get_inbox_overview() 查看待处理范围。
35. 实现收件箱清零：从上到下（最新优先）处理邮件。
36. 实现收件箱清零：删除垃圾/不需要的邮件 → manage_trash(action="move_to_trash")。
37. 实现收件箱清零：委派：转发给合适的人 → forward_email()。
38. 实现收件箱清零：回复：快速回复 → reply_to_email()。
39. 实现收件箱清零：延后：为稍后处理创建草稿 → manage_drafts(action="create")。
40. 实现收件箱清零：立即做：耗时低于 2 分钟的操作 → 立即执行。
41. 实现收件箱清零：归档：归档或整理 → move_email()。
42. 实现收件箱清零：谨慎使用文件夹，只保留 Action Required（加旗标项）、Waiting For（委派项）、Reference（可能稍后需要）。
43. 实现收件箱清零：每日重复维护以保持收件箱清零。
44. 实现收件箱清零：将收件箱视为处理队列，而非存储。
45. 实现收件箱清零：每封邮件都需要一个决定。
46. 实现收件箱清零：尽可能每封邮件只处理一次。
47. 邮件分析：账户概览：调用 get_statistics(scope="account_overview")，查看总邮件数、读/未读比例、旗标数、主要发件人、邮箱分布。
48. 邮件分析：发件人分析：调用 get_statistics(scope="sender_stats", sender="name")，查看特定发件人的邮件、未读数、附件。
49. 邮件分析：邮箱细分：调用 get_statistics(scope="mailbox_breakdown", mailbox="FolderName")，查看总消息数、未读数、已读比例。
50. 邮件分析：如果某个发件人邮件很多 → 创建专用文件夹或过滤器。
51. 邮件分析：如果 Archive 中有很多未读 → 审查并删除旧邮件。
52. 邮件分析：如果旗标项累积 → 安排时间处理。
53. 批量清理：用适当的过滤器调用 search_emails() 识别候选邮件。
54. 批量清理：始终先审查将受影响的邮件。
55. 批量清理：移动到废纸篓（可恢复）：manage_trash(action="move_to_trash")。
56. 批量清理：验证：检查废纸篓文件夹。
57. 批量清理：确认无误后永久删除：manage_trash(action="delete_permanent")。
58. 批量清理：清空废纸篓（终极操作）：manage_trash(action="empty_trash")。
59. 批量清理：始终使用 max_deletes 参数（默认: 5）。
60. 批量清理：永久删除前审查邮件。
61. 批量清理：考虑先导出重要邮箱：export_emails()。
62. 草稿管理：创建草稿（需要时间思考时）：manage_drafts(action="create", subject="...", to="...", body="...")。
63. 草稿管理：定期列出草稿：manage_drafts(action="list")。
64. 草稿管理：准备好后发送：manage_drafts(action="send", draft_subject="keyword")。
65. 草稿管理：清理过期草稿：manage_drafts(action="delete", draft_subject="keyword")。
66. 草稿管理：对需要仔细措辞的邮件创建草稿。
67. 草稿管理：每周审查草稿以避免堆积。
68. 草稿管理：使用描述性主题以便识别草稿。
69. 会话管理：查看完整会话：get_email_thread(subject_keyword="keyword")，它会显示所有相关消息（去掉 Re:、Fwd: 前缀），按日期排序。
70. 会话管理：查看会话后，在完整上下文下回复。
71. 会话管理：群组对话使用 reply_to_all=True。
72. 会话管理：一对一回复使用 reply_to_all=False。
73. 会话管理：会话解决后，将整个会话归档。
74. 会话管理：用主题搜索会话，将所有消息移动到合适文件夹。
75. 邮件生产力：批量处理：在专门的时间块内处理邮件，而不是持续处理。
76. 邮件生产力：2 分钟规则：如果耗时少于 2 分钟，立即完成。
77. 邮件生产力：积极退订：用统计识别新闻邮件过载。
78. 邮件生产力：文件夹层级：保持文件夹结构简单（最多 2-3 层）。
79. 邮件生产力：搜索而非分类：对大多数邮件，好的搜索优于复杂文件夹。
80. 工具使用：安全限制：始终遵守 max_moves、max_deletes 参数。
81. 工具使用：确认破坏性操作：永久删除前始终确认。
82. 工具使用：使用过滤器：组合过滤器（发件人 + 主题 + 日期）进行精确搜索。
83. 工具使用：跨邮箱搜索：位置不确定时使用 mailbox="All"。
84. 工具使用：内容预览：谨慎使用 include_content=True（较慢但有用）。
85. 组织策略：基于项目的文件夹：按活跃项目组织，而非模糊类别。
86. 组织策略：客户文件夹：使用嵌套结构如 "Clients/ClientName"。
87. 组织策略：基于时间的归档：Archive 文件夹可带年份子文件夹。
88. 组织策略：行动文件夹："Action Required"、"Waiting For"、"Reference"。
89. 组织策略：定期清理：归档或删除超过 30-90 天的邮件。
90. 隐私与安全：检查用户偏好：MCP 工具会注入用户偏好，尊重它们。
91. 隐私与安全：附件安全：下载前扫描附件。
92. 隐私与安全：敏感数据：使用导出功能时要谨慎。
93. 隐私与安全：账户选择：多账户设置中始终确认使用哪个账户。
94. 场景：收件箱不堪重负：调用 get_inbox_overview() 查看范围。
95. 场景：收件箱不堪重负：调用 get_statistics() 了解模式。
96. 场景：收件箱不堪重负：实施每日分诊工作流（每天 15-30 分钟）。
97. 场景：收件箱不堪重负：退订非必要新闻邮件。
98. 场景：收件箱不堪重负：建立基本文件夹结构。
99. 场景：收件箱不堪重负：逐步实现收件箱清零（不要一次完成）。
100. 场景：找不到重要邮件：先尝试 get_email_with_content(subject_keyword)。
101. 场景：找不到重要邮件：如果没找到，使用 search_emails(mailbox="All", subject_keyword="...")。
102. 场景：找不到重要邮件：尝试按发件人搜索：search_emails(sender="...")。
103. 场景：找不到重要邮件：尝试按日期范围搜索：search_emails(date_from="...", date_to="...")。
104. 场景：找不到重要邮件：检查垃圾箱或其他文件夹。
105. 场景：按项目整理邮件：审查当前结构：list_mailboxes()。
106. 场景：按项目整理邮件：使用 Mail 应用创建项目文件夹（MCP 不创建文件夹）。
107. 场景：按项目整理邮件：搜索项目相关邮件：search_emails(subject_keyword="ProjectName")。
108. 场景：按项目整理邮件：批量移动：move_email(to_mailbox="Projects/ProjectName", max_moves=10)。
109. 场景：按项目整理邮件：对团队成员使用发件人过滤器。
110. 场景：备份重要邮件：导出单封重要邮件：export_emails(scope="single_email", subject_keyword="...")。
111. 场景：备份重要邮件：导出整个邮箱：export_emails(scope="entire_mailbox", mailbox="Important")。
112. 场景：备份重要邮件：选择格式：txt（可读）或 html（保留格式）。
113. 场景：备份重要邮件：指定保存位置（默认：~/Desktop）。
114. 场景：某个发件人邮件太多：检查统计：get_statistics(scope="sender_stats", sender="...")。
115. 场景：某个发件人邮件太多：如果不需要：搜索并批量删除/移入废纸篓。
116. 场景：某个发件人邮件太多：如果需要但过多：创建专用文件夹并移动所有邮件。
117. 场景：某个发件人邮件太多：如果是新闻邮件：考虑退订（在 Mail 应用中操作）。
118. 场景：需要跟进邮件：使用旗标：update_email_status(action="flag", subject_keyword="...")。
119. 场景：需要跟进邮件：创建 "Follow Up" 文件夹并移动已加旗标项。
120. 场景：需要跟进邮件：每周审查已加旗标邮件。
121. 场景：需要跟进邮件：完成后清除旗标：update_email_status(action="unflag", ...)。
122. 响应模式：澄清意图：询问用户目标（整理、查找、回复、清理）。
123. 响应模式：获取上下文：使用 get_inbox_overview() 或相关工具了解情况。
124. 响应模式：建议工作流：从本技能提出合适的工作流。
125. 响应模式：带确认执行：对破坏性操作先确认。
126. 响应模式：提供提示：分享相关最佳实践。
127. 响应模式：提供下一步：建议相关操作或维护例程。
128. 错误处理："Account not found"：用 list_accounts() 检查账户名。
129. 错误处理："Mailbox not found"：用 list_mailboxes() 查看可用文件夹。
130. 错误处理："No emails found"：尝试更宽泛的搜索词或 mailbox="All"。
131. 错误处理：大小写敏感性：邮件搜索不区分大小写，但邮箱名可能区分。
132. 错误处理：触及安全限制：如果是有意为之，增加 max_moves/max_deletes，或分批处理。
133. 集成用户工作流：始终检查用户偏好（在工具描述中注入）并调整建议。
134. 集成用户工作流：默认账户偏好。
135. 集成用户工作流：首选邮箱结构。
136. 集成用户工作流：邮件量容忍度。
137. 集成用户工作流：组织哲学（极简 vs 详细文件夹）。
138. 记住：邮件管理是个人化的，根据用户偏好和工作风格调整这些工作流。
139. 记住：关注可持续习惯，而非完美组织。
140. 记住：目标是生产力，而非完美。

适用边界 · 注意事项

• 未安装 Apple Mail 或对应 MCP 工具时。
• 使用非 Apple Mail 的邮件客户端时。
• 需要创建新邮箱文件夹时（MCP 不支持创建文件夹，需在 Mail 应用中操作）。