准备有法律相关性的会议时，生成结构化简报并跟踪行动项

适用于合同谈判、董事会、合规审查、供应商/客户/监管/诉讼等需要法律背景、背景调研或行动跟踪的会议准备。

适用场景

解决思路

1. 从用户请求或日历中确定会议上下文：会议标题和类型（deal review、board meeting、vendor call、team sync、client meeting、regulatory discussion 等）、参会者及其角色和关注点、是否有正式议程及将覆盖的主题、法律团队成员在会议中的角色（advisor、presenter、observer、negotiator）、可用准备时间。
2. 根据会议类型评估准备需求：Deal Review 关注合同状态、未决问题、交易对手历史、谈判策略、审批要求；Board/Committee 关注法律更新、风险登记册重点、待决事项、监管动态、决议草案；Vendor Call 关注协议状态、未决问题、履约指标、关系历史、谈判目标；Team Sync 关注工作量状态、优先事项、资源需求、即将到期截止日期；Client/Customer 关注协议条款、支持历史、未决问题、关系背景；Regulatory/Government 关注事项背景、合规状态、此前沟通、律师简报；Litigation/Dispute 关注案件状态、近期进展、策略、和解参数；Cross-Functional 关注业务决策的法律影响、风险评估、合规要求。
3. 从 Calendar 收集：会议详情（时间、时长、地点/链接、参会者）；过去 3 个月与相同参会者的会议；相关会议或已安排的跟进；冲突承诺或时间限制。
4. 从 Email 收集：与会议参与者相关或关于他们的近期往来；先前会议跟进线程；先前互动中的未决行动项；通过邮件共享的相关文件。
5. 从 Chat（如 Slack、Teams）收集：关于会议主题的近期讨论；来自或关于参会者的消息；关于相关事项的团队讨论；频道中分享的相关决策或背景。
6. 从 Documents（如 Box、Egnyte、SharePoint）收集：会议议程和先前会议记录；相关协议、备忘录或简报；与参会者共享的文件；会议草拟材料。
7. 若连接 CLM，从 CLM 收集：与交易对手的相关合同；合同状态和未决谈判项；审批工作流状态；修订或续约历史。
8. 若连接 CRM，从 CRM 收集：账户或商机信息；关系历史与背景；交易阶段和关键里程碑；利益相关者地图。
9. 将收集的信息综合为结构化简报，并按下述模板填写。
10. 简报的 Meeting Details 部分包含：会议标题、日期/时间（含时区）、时长、地点/视频链接、你的角色（advisor/presenter/negotiator/observer）。
11. 简报的 Participants 表格包含：Name、Organization、Role、Key Interests、Notes。
12. 简报的 Agenda / Expected Topics 部分列出各主题及简要背景。
13. 简报的 Background and Context 部分用 2-3 段总结相关历史、当前状态以及召开会议的原因。
14. 简报的 Key Documents 部分列出文件及简要描述和查找位置。
15. 简报的 Open Issues 表格包含：Issue、Status、Owner、Priority、Notes。
16. 简报的 Legal Considerations 部分写出与会议主题相关的具体法律问题、风险或考虑。
17. 简报的 Talking Points 部分列出要提出的关键点及支持背景。
18. 简报的 Questions to Raise 部分列出问题及为什么重要。
19. 简报的 Decisions Needed 部分列出决策、选项和建议。
20. 若为谈判会议，在简报中包含 Red Lines / Non-Negotiables：不可让步的立场。
21. 在简报中包含 Prior Meeting Follow-Up：与这些参会者先前会议中的未决行动项。
22. 在简报中包含 Preparation Gaps：未能找到或验证的信息；向用户提出的问题。
23. 标记准备缺口：列出不可用的来源、看起来过时的信息、仍未回答的问题、无法定位的文件。
24. 针对 Deal Review Meetings 增加简报部分：deal summary（各方、交易价值、结构、时间线）；contract status（审查/谈判流程所处位置；未决问题）；approval requirements（需要哪些审批以及向谁审批）；counterparty dynamics（其可能立场、近期沟通、关系温度）；comparable deals（先前类似交易及其条款，如有）。
25. 针对 Board and Committee Meetings 增加简报部分：legal department update（事项摘要、胜诉、新事项、已关闭事项）；risk highlights（风险登记册中的主要风险及自上次报告以来的变化）；regulatory update（影响业务的重大监管动态）；pending approvals（董事会/委员会需要的决议或审批）；litigation summary（活跃事项、准备金、和解、新立案）。
26. 针对 Regulatory Meetings 增加简报部分：regulatory body context（哪个监管机构、部门、当前优先事项和执法模式）；matter history（先前互动、提交、通信时间线）；compliance posture（相关主题的当前合规状态）；counsel coordination（外部律师参与、此前收到的建议）；privilege considerations（可以讨论和不可以讨论的内容；任何特权风险）。
27. 在会议期间/之后捕获并组织行动项，使用行动项表格标题 ## Action Items from [Meeting Name] - [Date]，列为 #、Action Item、Owner、Deadline、Priority、Status，并填写具体可执行任务、负责人、截止日期、优先级、Open。
28. 应用行动项最佳实践：具体，例如写“Send redline of Section 4.2 to counterparty counsel”而不是“Follow up on contract”。
29. 为每个行动项分配恰好一个负责人（不是团队或小组）。
30. 为每个行动项设定具体截止日期，而不是“soon”或“ASAP”。
31. 如果行动项依赖另一行动或外部输入，注明依赖关系。
32. 区分行动项类型：法律团队行动、业务团队行动、外部行动（交易对手或外部律师）、需要安排的跟进会议。
33. 会后将行动项分发给所有参与者（通过邮件或适当渠道）。
34. 为截止日期设置日历提醒。
35. 用会议结果更新相关系统（CLM、matter management、risk register）。
36. 将会议记录归档到适当的文件存储库。
37. 标记需要立即关注的紧急事项。
38. 按优先级跟踪节奏：高优先级每日检查直到完成；中优先级在下次团队同步或每周审查时检查；低优先级在下次预定会议或每月审查时检查；逾期事项升级给负责人及其经理，并在下次相关会议中标记。
39. 交付或使用简报前，提醒审核准确性和完整性，并声明该输出协助法律工作流但不提供法律建议。

适用边界 · 注意事项

• 不适用于没有法律相关性、也不需要法律背景、背景调研或行动跟踪的普通会议。
• 不要将其作为法律建议；涉及法律结论、风险评估或合规判断时，必须由合格律师审阅。
• 当无法访问日历、邮件、聊天、文档、CLM/CRM 等来源且无法人工补齐上下文时，不应臆造信息，应明确列出准备缺口并请用户补充。